Concrete tips voor je ERP selectietraject [blog]

Hoe kies je het juiste ERP pakket?

Na de constatering dat je bedrijf toe is aan nieuw ERP systeem (je hebt technische, externe en strategische argumenten) start de zoektocht naar een nieuw ERP pakket. Maar hoe start je een ERP selectietraject? Waar begin je? Hoe kom je aan de juiste informatie? Waar moet je op letten? Of juist niet?

De praktijk leert dat een directie- of management lid, IT manager of projectleider in zijn werkende leven een, twee maar echt hooguit drie keer wordt geconfronteerd met een selectietraject voor een nieuw financieel softwarepakket. Dat betekent dat er binnen je bedrijf weinig kennis op dit gebied aanwezig is. Hoe pak je zo’n proces dan aan? Zonder volledig te willen zijn, beschrijven we hieronder een aantal aspecten van het selectietraject dat vooraf gaat aan de keuze van nieuwe ERP software.

1. Informatie verzamelen

Het kiezen van een aantal potentiële partijen die de nieuwe ERP oplossing kunnen leveren, lijkt eenvoudig maar in de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde. IT is een vakgebied dat zich mag
verheugen in een breed aanbod van aanbieders met evenzoveel applicaties en deelonderwerpen. Waarbij iedereen je ongetwijfeld zal proberen te overtuigen dé oplossing te hebben voor jullie situatie.

  • Voorafgaand aan jullie zoektocht is het belangrijk dat je vaststelt welke functionaliteit je bedrijf nodig heeft. Anders zie je door de bomen het bos niet meer. Laat je organisatie (eventueel met hulp van een externe organisatiedeskundige) zelf de projectscope bepalen. Wat zoeken we, waar hebben we nu een probleem, welke bedrijfsprocessen moeten minimaal ondersteund worden? Maar vooral ook: waar gaan we als organisatie naartoe en hoe moet ERP ons daarbij helpen?

  • Voor de bouwbranche is een overzichtelijk aantal potentiële ERP leveranciers beschikbaar. Wanneer je in de bouw werkzaam bent is een zogeheten ‘longlist’ van meer dan 8 partijen om die reden zeer onwaarschijnlijk. In dat geval heb je helaas een aantal partijen geselecteerd die weliswaar een deelproces kunnen automatiseren, maar geen volwaardige ERP oplossing bieden voor een bouwbedrijf. Beperk je keuze en houd het ERP selectietraject voor jezelf ook overzichtelijk.

  • Informeren bij collega-bouwers geeft je vaak al een beeld over potentiële mogelijkheden en marktpartijen. Daarnaast zitten de bouwsoftware bedrijven
    online niet stil. Google op “bouwsoftware” of “ERP bouw” en de belangrijkste aanbieders van ERP systemen voor de bouw worden getoond. Bovendien kun je via partijen als het Nederlands IT-selectorKennis Centrum een gratis ERP informatiepakket aanvragen met o.a. een handige checklist. Via ERPsystemen.nl kun je tips, adviezen en ervaring in de ERP box opvragen. Op internet vind je referentiecases, whitepapers en checklists. Je kunt je aansluiten bij Linkedin groepen of een zoekvraag stellen op Twitter. Mogelijkheden te over om je online te laten informeren.

  • Neem een expert in de arm. De adviseurs van een partij als IT-selector ondersteunen je bedrijf in het selecteren en implementeren van CRM en ERP software. Begin met het vullen van de Keuzehulp om meer inzicht te krijgen in jullie behoefte.

  • Een concrete planning in combinatie met een (globaal) budget is ook van belang om over nagedacht te hebben voor je de volgende stap zet.

2. Shortlist opstellen

Nadat in kaart is gebracht waar de nieuwe oplossing aan moet voldoen, welk budget je wilt vrijmaken en welke planning je in gedachten hebt, is de volgende logische stap in je ERP selectietraject om in gesprek te gaan met een aantal leveranciers.

Werk je met een externe adviseur? Nog een belangrijke overweging. Een onafhankelijke adviseur behartigt jullie belangen gedurende het selectietraject en kan je veel werk besparen. Het is belangrijk je vraagstelling goed af te stemmen met de adviseur. Als je op zoek bent naar een ERP pakket, betekent dat niet dat per definitie dat je hele IT infrastructuur op de schop moet of geëvalueerd moet worden. Houd in eerste instantie de focus op je primaire vraag aan de adviseur.

Doe je de selectie zelf? Bedenk dan ook welke criteria je gaat hanteren op basis waarvan jullie de keuze maken om met enkele partijen verder in gesprek te gaan.

3. Selectiecriteria

Onderwerpen die altijd aan bod komen in een ERP selectietraject en die belangrijk zijn (en lijken!), zijn prijs, functionaliteit en standaardsoftware versus maatwerk.

Prijs

  • Vanzelfsprekend is prijs belangrijk. Voor jullie bouwprojecten moet je ook vaak de meest voordelige aanbieding maken en word je beoordeeld op scherpe tarieven. Bedenk goed dat bepaalde functionaliteit nog niet aangeschaft hoeft te worden als dit pas in een latere fase geïmplementeerd gaat worden. Daar valt dus initieel op te besparen. Tegelijkertijd moet je je realiseren dat besparen op training en rapportages uiteindelijk vaak ‘duurkoop’ is, omdat je medewerkers dan niet goed met het pakket leren en kunnen werken.

  • Voor wat betreft de software aanschaf zijn de mogelijkheden legio. Van koop, huur, lease tot online licenties waarbij wordt afgerekend per gebruiker per maand. Heeft je bedrijf altijd producten en diensten gekocht? Is cash bij u king? Of vindt u de flexibiliteit van maandelijkse tarieven per gebruiker met hoge schaalbaarheid interessant? Onderwerpen om goed over na te denken en je over te laten informeren.

Functionaliteit

  • Veelal wordt bij pakketselecties zwaar de nadruk gelegd op de benodigde functionaliteit. Niet onlogisch want je bent feitelijk aan het ‘shoppen’ en aan het kijken naar de onbegrensde mogelijkheden die er tegenwoordig zijn. De lijsten met functionele eisen en wensen die veel bedrijven opstellen gaan vaak erg ver. Soms gedreven door angst en koudwatervrees voor het onbekende, soms ook door de etalage van de software-snoepwinkel.

  • Pas ook op voor een nieuwe auto met een oude motor; ofwel een nieuwe softwareoplossing die, verpakt in een hip jasje, eigenlijk precies hetzelfde doet als wat je nu al kunt met jullie huidige oplossing.

  • Functionele eisen zijn belangrijk, evenals mogelijkheden voor de toekomst. Blijf wel realistisch voor jezelf en voor je toekomstige partner. Op je zoektocht kom je geen slechte software tegen. Het gaat vooral om de toegevoegde waarde die het pakket kan bieden voor jullie organisatie.

Standaardsoftware of maatwerk

  • Hoe standaard is standaardsoftware? Wat mag je verwachten van maatwerk? Kies je voor een branche-specifieke ERP oplossing voor de bouw of een ERP pakket dat je op maat laat maken? Vragen die vooraf lastig zijn uit te zoeken. Wel kun je kijken naar bewezen technologie. Op basis van welke techniek en software is het pakket gebouwd? Hoe gebruiksvriendelijk is de interface? Oftewel: hoe zien de schermen eruit en is het gebruik van het menu en de knoppen logisch opgebouwd? Kun je het pakket ook op een tablet of telefoon (onderweg, real-time, met touchscreen) gebruiken? Hoe vaak kun je nieuwe versies en updates verwachten en welke consequenties heeft dit eventueel voor andere bedrijfsapplicaties en je netwerk?

  • Over het algemeen geldt dat een branche-specifieke oplossing zich al heeft bewezen in de markt. Ze zijn snel beschikbaar en groeien mee met de kennis van en ontwikkelingen bij de leverancier én de bouwbedrijven die ermee werken. Weeg dit af tegen het feit dat een standaardpakket nooit 100% passend is bij je bedrijf. Onderzoek of het branchepakket configureerbaar is zodat het beter aansluit op jullie bedrijfsprocessen. Een nieuwe ERP oplossing zou aan minstens 75% van je informatie-behoefte moeten voldoen. Is dit niet haalbaar met een standaard ERP pakket, dan zul je aan een maatwerk oplossing moeten gaan denken (en als gevolg daarvan waarschijnlijk je planning en budget aanzienlijk bijstellen!).

Partner fit

Naast prijs, functionaliteit en type software (standaard of maatwerk) moet je je laten informeren over de wijze van implementeren, de projectrisico’s die er mogelijk ontstaan tijdens de implementatie en vooral ook over de tijd die je als organisatie zelf in het project moet stoppen. Verslik je niet! Een goede partner zal met je in gesprek over de projectrisico’s.

En over deze partner gesproken: ben je op zoek naar een softwarepakket met een leverancier die dit kan leveren? Of ben je op zoek naar een branchedeskundige bouwsoftwarepartner die je sparring partner is als het gaat om het automatiseren van jullie bedrijfsprocessen? Zie je de nieuwe partij naast je staan als volwaardig, adviserend gesprekspartner die de bouw begrijpt? Wil je pro-actief geïnformeerd worden? Deel je jullie organisatiedoelstellingen met je partner? Vragen die je op voorhand voor jezelf moet beantwoorden. Het helpt namelijk de keuze te vereenvoudigen van zowel ERP software oplossing als de bijbehorende partner.

Tot slot: vergeet niet de continuïteit, de mate van innovatie en de toekomstplannen van je toekomstige partner onder de loep te nemen. Zo kom je uit bij de partner die het beste bij je bedrijf past.

In welke fase van het ERP selectietraject bevindt jullie bedrijf zich?

  • Ben je nog informatie aan het verzamelen of is jullie informatie-behoefte al in kaart gebracht?

  • Heb je al een shortlist van leveranciers opgesteld of kom je er nu achter dat die lijst toch wat te lang is?

  • En weet je al op welke criteria jullie gaan selecteren? Evalueer de gesprekken en demo’s op punten die écht belangrijk zijn voor je bedrijf.

 

Succes met je zoektocht. Ik hoop je met deze tips handvatten te hebben gegeven om grip te houden op jullie selectietraject voor een nieuw ERP pakket.

Herke ICT Group ontwikkelt en levert BouwVision,  innovatieve software voor de bouw gebaseerd op de zakelijke software Microsoft Dynamics.

Online in de Cloud en on-premise. Ook als app op je telefoon of tablet.

Bouwbedrijven die al werken met BouwVision ervaren een enorme efficiency winst, doordat zij gegevens nog maar één keer hoeven in te voeren.

Flyer BouwVision 2017

Download flyer

 

Meer weten?

Bel +31 72 727 1100 of mail: info@bouwvision.nl
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn